Haga copias de sus archivos en línea sin siquiera tratarlo
A estas alturas estoy seguro de que todos ustedes hacen copias de seguridad de sus archivos críticos semanalmente o incluso a diario, y de que crean religiosamente cada cierto número de meses una imagen completa de su disco duro, ¿cierto? ¿No? Bueno, no son ustedes los únicos. Y aunque no hay nada como una buena estrategia para hacer copias de seguridad, la tendencia hacia el uso de aplicaciones en línea del calibre de las de escritorio hace más fácil que nunca obtener algún grado de protección sin siquiera intentarlo.
Hay nuevos servicios en línea, en su mayoría gratuitos, que tienen características vistosas y permiten crear de forma eficaz copias de seguridad de muchos de los archivos que usted considera irremplazables con sólo hacer lo que usted normalmente hace, pero con una variación. Usted puede asegurar que sus documentos de texto, hojas de cálculo, marcadores de páginas del navegador, fotos digitales y archivos de música no solamente sobrevivan un colapso catastrófico, sino que también estén más accesibles a usted y aquellos con quienes quiera compartirlos.
Por supuesto, el uso del almacenamiento en línea de una compañía significa que usted tendrá que aceptar la estabilidad del sitio, su seguridad en la Web y su política de privacidad, o las de cualquier compañía que pueda comprar a la primera. La mejor solución siguen siendo las copias de seguridad verdaderas (vea http://www.pcwla.com/buscar/07059001) y quizás una copia espejo en un segundo disco duro en configuración RAID que, como los seguros de automóviles, pueden simplemente representar la diferencia entre un mal día y uno desastroso. Sin embargo, al utilizar algunos o todos estos servicios de la Web, usted podrá obtener fácilmente un cierto nivel de seguridad en caso de una catástrofe, o añadir otro nivel de redundancia a las copias de seguridad que ya tiene.
Documentos y hojas de cálculo
Existe un grupo de sitios nuevos que están ansiosos por sacar una tajada del enorme pastel de Microsoft Office. Mis dos favoritos son la suite para documentos de Zoho (writer.zoho.com) y Google Docs & Spreadsheets (docs.google.com) para hojas de cálculo. Ambos servicios gratuitos incluyen espacio de almacenamiento para sus archivos (Zoho ofrece 1GB; Google limita el número y el tamaño de los documentos y hojas de cálculo que usted puede almacenar; para más detalles visite http://www.pcwla.com/buscar/07059001). Todo lo que usted crea se guarda automáticamente en un servidor en línea, lo que en efecto crea una copia de seguridad. También podrá acceder a todos sus documentos usando cualquier navegador, sin tener que instalar ningún software de antemano.
Como muchos otros nuevos sitios de la Web, Zoho y Google usan el Java-Script Asíncrono y XML –o Ajax– para dar al servicio la apariencia de una aplicación de escritorio. Usted tendrá a su disposición combinaciones de teclas para acceder a las características comunes, archivos que se guardan automáticamente en un segundo plano y otras funciones necesarias. Ninguno de los sitios está a la altura de Office si usted necesita la totalidad de funciones, y además pudiera toparse con algún que otro error molesto, aunque no extremo, en los servicios que son relativamente nuevos. Pero para los documentos que usted usa en casa, probablemente no extrañará nada.
Me encanta la interfaz elegante de Zoho para los documentos, pero para las hojas de cálculo prefiero el servicio de Google . Usted puede usar fácilmente ambos servicios lado a lado.
Si usted tiene una copia de Office, Zoho recientemente presentó un excelente complemento que vincula su servicio con Word y Excel. Instálelo y obtendrá una barra de herramientas en ambas aplicaciones para abrir archivos de Zoho directamente desde Office. Haga cambios y pulse el botón Zoho Save, y el documento en línea será actualizado. También podrá agregar documentos y hojas de cálculo creados por Office a su depósito de documentos en Zoho.
Sin embargo, ninguno de los servicios es perfecto. Ambos requieren una conexión estable de Internet para poder llegar a sus archivos (aunque el complemento de Zoho mitiga esa necesidad). Además, aunque cualquiera de los servicios permite la importación de archivos de Office (mediante una opción en el sitio o con el botón Añadir del complemento de Zoho), muchas veces el formato se estropea. Y olvídese de usar las fórmulas de Excel, las macros y números de páginas de Word, y otras características avanzadas. Si usted importa un archivo que contiene estos elementos, invariablemente se romperá.
Marcadores de página en línea
Cuando su disco duro falla, otra de las cosas que molestan es la pérdida de los marcadores de página del navegador. Si usted es como yo, ha invertido horas y horas de esfuerzo para encontrar las mejores fuentes de información en línea, tanto de índole personal como profesional. Perderlas todas le echaría a perder el día a cualquiera.
Pero aquí, nuevamente, vienen al rescate las soluciones gratuitas en línea. Varias extensiones de Firefox no solamente guardan automáticamente sus marcadores de página a un servidor en línea, sino que también los sincroniza entre navegadores en varias PC. Mi favorito, Foxmarks , tiene algunas excelentes opciones de instalación: si sus equipos pierden la sincronización, podrá reemplazar todos sus marcadores de página con los que tiene almacenados en línea, o reemplazar lo que tiene almacenado con sus favoritos locales.
Después de la instalación, el accesorio sincroniza invisiblemente los marcadores de página sin que usted tenga que mover un dedo. No solamente podrá marcar una página en el trabajo y tenerla lista en la casa (sin tener que enviarse el URL por correo electrónico), sino que si su computadora se descompone, bastará con reinstalar Firefox y Foxmarks y conectarse para restaurar todos sus marcadores de página.
Google ofrece un complemento para Firefox llamado Browser Sync (http://www.pcwla.com/buscar/07059201) que no sólo sincroniza sus marcadores de página, sino también sus cookies, sus contraseñas, su historial e incluso las fichas que tiene abiertas. Los que verdaderamente están preocupados por la seguridad no querrán sincronizar las contraseñas en el servidor de otra persona. Yo uso el Browser Sync solamente para las contraseñas y el historial de navegación porque me frustraban las frecuentes meteduras de pata del accesorio al sincronizar los marcadores de página (posiblemente porque tiendo a mantener mis navegadores abiertos en mi trabajo y en las PC de la casa simultáneamente).
Si usted prueba Foxmarks o Google Browser Sync, aquí va una sugerencia para mantener la separación entre los favoritos del trabajo y los personales: identifique las carpetas de marcadores de página precediendo su nombre con una designación como Casa- o Trabajo- y agrupe esas carpetas.
